Domani, 10 aprile 2026, è il termine ultimo per comunicare all’AIPI la nomina del Responsabile del Sistema Informativo Interno (RSII) attraverso il suo modulo.
Le questioni che hanno generato le maggiori controversie:
1) Per quali organizzazioni questa comunicazione è obbligatoria?
– Organizzazioni con 50 o più dipendenti.
– Organizzazioni la cui attività rientra nell’ambito di applicazione dei regolamenti UE (comprese le organizzazioni considerate ”entità regolamentate” ai fini della Legge 10/2010 del 28 aprile), anche se hanno meno di 50 dipendenti.
In entrambi i casi, inoltre, l’organizzazione deve (i) avere stabilimenti in più di una Comunità autonoma, oppure (ii) avere un solo stabilimento in una Comunità autonoma in cui non esiste un’autorità autonoma competente.
In tutti gli altri casi, la comunicazione è volontaria, fatta salva la normativa regionale vigente.
Il nostro consiglio, in caso di dubbio, è di fare la comunicazione anche all’AIPI.
2) Quali Regioni autonome hanno una propria autorità autonoma?
Comunità Valenciana
Comunità di Madrid
Castiglia e León
Comunità autonoma di Navarra
Catalogna
Andalusia
Galizia
Castiglia-La Mancia
3) Documentazione essenziale. Cosa non dovete perdervi:
– Il verbale o l’accordo dell’organo direttivo che nomina il RSII. Importante: sul verbale o sull’accordo deve essere apposto il certificato digitale dell’organizzazione.
– Per la compilazione del modulo è necessario anche il certificato digitale dell’organizzazione o, in alternativa, del rappresentante legale (persona fisica) con il documento che lo accredita (procura o simili).
Tuttavia, la comunicazione può essere effettuata da qualsiasi persona, purché debitamente autorizzata dall’organizzazione.
4) Iscrizione alla RSII? Ecco cosa dovete considerare:
Quando la RSII si configurerà come organo collegiale, sarà necessario:
– identificare tutti i suoi membri (nome, cognome e numero di identificazione); e,
– designare uno di loro per gestire il SII ed elaborare i file.
Non è necessario identificare chi tra i membri dell’organo collegiale è esterno all’organizzazione (ad esempio, consulenti o avvocati).
(5) Gruppo di aziende: una notifica per ogni azienda.
Deve essere effettuata una comunicazione per ogni società del gruppo che soddisfa i requisiti di cui al punto (1), anche nel caso in cui il RSII sia comune a tutte le società.
Logicamente, le società di uno stesso gruppo possono fornire lo stesso documento di designazione/nomina RSII, a condizione che tutte le società che lo condividono siano elencate in esso.
6) Organizzazioni che operano in Spagna e nell’UE: quale opzione spuntare?
Nei casi in cui l’azienda opera sia in Spagna che negli Stati membri dell’UE, e dato che il modulo non prevede l’opzione ”UE inclusa la Spagna”, il nostro consiglio è di selezionare ”ambito nazionale”.
7) A quali possibili sanzioni va incontro la mia organizzazione se non comunica ad AIPI la nomina del RSII?
Fino a una multa di 100.000 euro.
8) Infine, non dimenticate di…
– Scaricate una copia del modulo di domanda e della relativa ricevuta di presentazione (PDF).
– Comunicare eventuali nomine e/o licenziamenti della RSII, entro dieci giorni lavorativi.
